Introduktion
“I know you think you understand what you thought I said, but I’m not sure you realize that what you heard is not what I meant.” (citat, Alan Greenspan)
Kender du det at føle sig misforstået (på arbejdet eller derhjemme), når du kommunikerer med andre? Enten at finde ud af det imens dialogen foregår, eller senere når det viser sig, at det du troede var blevet aftalt, ikke sker?
Klar kommunikation er vigtig for os alle! Her er et par eksempler:
- At dine ideer eller forslag til kolleger og andre interessenter giver mening for dem. Hvis de kan genkende “logikken” bag dit budskab og se hvad de får ud af det, så er det mere sandsynligt, at de vil tilslutte sig dit forslag.
- At de rigtige oplysninger deles på det rigtige tidspunkt, så de bliver brugt i den rigtige situation – til fordel for alle parter.
- At være enig om fælles mål eller aktiviteter, så alle løber i samme retning og efter de samme mål.
- … eller det helt praktiske derhjemme med at aftale hvem der tager opvasken eller putter børnene
Kommunikationsmodellen
Klar kommunikation mellem 2 personer lykkedes kun, når de har fælles “sprog” og erfaringsgrundlag: Et fælles erfaringsfelt
Der findes altid en masse “støj” imellem mennesker – lige fra den faktiske støj fra dine omgivelser til den situationsmæssige kontekst, som både du og modtageren oplever på netop dét tidspunkt I kommunikerer. Når der kommunikeres til andre, er det afgørende at dit budskab bliver modtaget og forstået, som du ønskede det da det blev “sendt afsted”.
I er måske stadig ikke enige om det emne, der diskuteres, men dét at I hører hinanden “højt og tydeligt” er et stort første skridt! 🙂
Husk at vi alle er forskellige, så hver person har unikke synspunkter og oplever al kommunikation forskelligt, afhængig af den specifikke situation de er i.
Det samme gælder selvfølgelig også for dig, der kommunikerer budskabet!
Hver besked, du vil sende til en anden, bør overvejes, før du “koder” den og sender den.
Så hvad skal du huske at overveje, før du kommunikerer med nogen? 5M remsen kan måske hjælpe: Mål? Modtager? Medie? Mængde? Moment?
Mål? Hvad er målet med din kommunikation?
- Hvad vil du opnå med din kommunikation?
- Hvilken indflydelse får dit budskab på din modtager?
- Er det “bare” den ugentlige informationsopdatering?
- Er det information om en “tungere”, livsændrende forandring?
- Har du brug for, at modtageren reagerer på dit budskab?
- Ny adfærd?
- Call to action?
Modtager? Hvem er din modtager, og hvad er vigtigt for denne person?
- Hvilken situationsmæssig kontekst forstyrrer du?
- Hvad er modtagers person profil (DISC/ IPA Nordic / MBTI)?
- Hvad er deres position i virksomheden?
- Direktør, leder, ingeniør, assistent, osv.?
- Hvilke andre aspekter skal evt. også overvejes, fx kultur, mm.?
Medie? Hvordan kommunikerer du bedst dit budskab?
- Baseret på dine tanker om “Mål?” og “Modtager?”, hvad er så den bedste måde at kommunikere dit budskab på?
- Jo større forandring budskabet indeholder, jo mere personligt skal der kommunikeres!
- Valgmulighederne nedenfor er rangeret, hvor 1 er den bedste til enhver kommunikation og 5 er passende til rutineopdateringer uden personlige forandringer for modtageren:
- Face2Face (af dig eller evt. en anden)
- Videomøde
- Telefonopkald
- SMS/Chat
- 1-3 giver mulighed for åben 2-vejs kommunikation, hvor modtageren kan stille spørgsmål og dermed bedre forstå budskabet. Det forbedrer chancen for, at modtageren afkoder dit budskab til det, som du ønskede de skulle høre. Afsender kan også sikre, at modtageren fokuserer på at forstå den specifikke kommunikation, uden at blive distraheret af omkringliggende “støj”.
- Face2Face og Videomødet er at fortrække, da afkodning af kropssprog og ansigtsudtryk også hjælper betragteli til at fremme forståelsen!
- 4-5 er 1-vejs kommunikation og vil blive læst når modtagerens vælger det. En skriftlig besked vil blive fortolket med modtagerens erfaringer (og konteksten de læser den i!) og giver ikke mulighed for spørgsmål og svar mellem afsender og modtager. Modtageren kan selvfølgelig skrive tilbage til dig med spørgsmål, men der kan allerede være sket misforståelser.
Mængde? Hvor meget information har din modtager brug for?
- Overvej, hvad der er vigtigt for hver enkelt modtager, fordi de vil have forskellige prioriteter og fokusområder alt efter, hvad du allerede har overvejet under mål, modtager og medie.
- Hvilke informationer har din modtager brug for, for at kunne behandle, forstå og handle på din kommunikation?
Forskellige stillinger i virksomheden kræver forskellig information, fx:
- Direktøren: 5-10 linjer max! Samlet info, forventede fordele, tidsplan.
- Ingeniøren: 1-2 sider… Kritiske detaljer, hvordan man får dette gjort, deadlines.
Det samme gælder forskellige personprofiler, baggrund, nationalitet, kultur, osv.
Moment? Timingen: Hvornår er det bedste tidspunkt at kommunikere dit budskab?
- Din kommunikation har størst sandsynlighed for at lykkedes, når din modtager er åben for kommunikationen og dermed hører og afkoder dit budskab korrekt.
- Sørg derfor altid for at kommunikere på et tidspunkt med mindst mulig “støj” hos modtageren. Det gælder både den faktiske støj der kan være, men også den “situations kontekst” som de kan være i.
Mange af os skal nok ikke bruge meget tid på at forberede os før vi kommunikerer med vores omgivelser, MEN når du virkelig har et af de vigtigere budskaber at kommunikere, er det værd at bruge tid på at tænke over de 5 M’er.
